Casos de éxito-Universidad

El Reto
Gestionar expedientes académicos desde su captura hasta su archivo con una única aplicación.

Las universidades suelen acumular grandes cantidades de documentos que se generan durante la vida académica de miles de estudiantes. Estos documentos deben ser gestionados y custodiados de una forma adecuada.
Un buen diseño conceptual del sistema es crucial para mantener esta documentación accesible y debidamente custodiada, por lo que las universidades deben definir sus propias Tablas de Retención Documental -TRD. Las tablas de Retención Documental definirán elementos como:

  • Cuadro de clasificación de los documentos que se adecue a las necesidades organizativas o funcionales de gestión de la información. El cuadro de clasificación define un conjunto de órganos, funciones, actividades, series, subseries y tipos documentales.
  • Procedimientos de conservación que están ligados a determinados calendarios y que indican todo lo que debe ocurrir con la documentación a lo largo de su vida.

Además de definir estos puntos, es importante que se garantice la gestión adecuada de la documentación desde el momento en el que ingresan al sistema o se capturan, hasta que salen de él (para su destrucción, transferencia, etc.).

Los problemas a los que se ven enfrentadas las universidades y otras entidades educativas al intentar cubrir tecnológicamente el diseño conceptual del sistema y garantizar la cobertura de los documentos desde su captura hasta su fase post-archivo son básicamente dos:

  1. Las aplicaciones actuales de gestión documental requieren complejos desarrollos para adaptarse al modelo conceptual y políticas de gestión documental de las universidades.
  2. Las universidades necesitan varias herramientas para cubrir el ciclo de vida de los documentos, por ejemplo: software de captura, software de gestión documental, software de archivo y gestión de records. Esto genera una serie de consecuencias no deseables como dificultades de integración, altos costes en licencias y soportes, grandes esperas para poder poner el sistema en funcionamiento, necesidad de desarrollos, etc.

Estas problemáticas se ven acentuadas cuando las universidades pretenden digitalizar historias académicas de grado (pre-grado) y post-grado, planes operativos, registros de clasificaciones, etc. ya que para todo este gran volumen de información histórica que antes estaba en papel debemos asegúranos de que su traspaso a digital nos garantice su recuperación y accesibilidad permanente.

La Solución

Con SocialPath y Athento es posible no sólo llevar a cabo una transición de nuestro archivo a la era digital, sino también, gestionar toda esa documentación nueva que tiene su origen en la actividad diaria de la organización, consiguiendo un almacenamiento 100% digital de la información y un rápido acceso a la misma. Algunos de nuestros clientes han emprendido procesos de digitalización de expedientes con más 40 años de antigüedad y han incorporado la utilización de Athento a sus procesos diarios.
Athento permite la fácil implementación tecnológica del modelo conceptual. Desde su interfaz, es posible crear nuestros propios cuadros de clasificación, crear nuevas series, asignar tipologías a series, así como procedimientos y calendarios de conservación.

Además, mediante una sola herramienta podemos gestionar:
• La captura de los documentos.
• La creación, gestión y el acceso a expedientes y documentos de forma segura y con integración de firma digital
• La gestión de archivo y records para aquella documentación que debe ser conservada siguiendo estrictas políticas de gestión documental.

El Resultado

Reducción del riesgo, disminución de costos y de periodos de implantación, cumplimiento de la normativa y seguridad en procesos digitales de principio a fin.

Además, gracias a la versatilidad y potencia de Athento, adaptar la herramienta a las necesidades de las instituciones es fácil y rápido, lo que reduce considerablemente los desarrollos y los tiempos necesarios para poner en funcionamiento la aplicación.

  • Regístrate
Perdido tu contraseña? Por favor, introduzca su nombre de usuario o dirección de correo electrónico. Usted recibirá un enlace para crear una nueva contraseña a través de correo electrónico.
No compartimos su información personal con nadie.