La búsqueda y contratación de nuevos empleados es un procedimiento intensivo en procesos y papel y que tiene la particularidad de que en él intervienen diversos actores: postulantes, colaboradores de la empresa, distintas áreas de la empresa, empresas externas que proveen servicios médicos, etc.
Además, la documentación generada por estos procesos es sensible y debe mantenerse bajo total control y de forma centralizada, de modo de recuperarla, conservarla por el periodo exigido por la ley y mantener una trazabilidad de todo lo que ocurre con ella.
Athento puede garantizar la gestión 100% digital de este proceso y su automatización. Con Athento, este proceso funciona de la siguiente forma:
- Los postulantes a nuevos puestos, pueden a través de un link o URL cargar fácilmente desde su celular o notebook sus datos personales principales y cargar su CV en diferentes formatos.
- Los postulantes son notificados automáticamente del proceso de gestión de contratación: entrevistas, exámenes técnicos, requisitos de información adicional a enviar y finalmente la Propuesta formal que pueden firmar electrónicamente para aceptar o rechazar desde cualquier dispositivo móvil.
- Toda la información resultante de la gestión y la información y documentos provistos por los postulantes y futuros empleados, se adhieren de forma automática a un expediente de empleado en el que se vuelcan además todos los documentos que sean generados por la empresa.
- Athento permite además compartir esta documentación de forma segura con usuarios de otras empresas con las que hayamos externalizado la gestión de algún proceso. De esta forma, los documentos no se duplican, ni se envían por correo, garantizando en todo momento su integridad
Gracias a la posibilidad de gestionar perfiles y permisos de Athento, podemos conseguir que el personal de empresas externas sólo tenga acceso a las acciones que queremos permitirles (creación de contratos, creación de documentos de prevención de riesgos laborales, liquidación de contratos, etc.). Por otro lado, documentos generados por otras aplicaciones, pueden ser directamente enviados a Athento sin intervención de personas gracias a la API de conexión del sistema.
Beneficios del Proceso de Contratación Paper-less
- Evitamos la duplicidad de documentación de empleados.
- Agilizamos el intercambio de información entre los diversos actores que intervienen.
- Controlamos la caducidad de ciertos documentos que es necesario renovar periódicamente.
- Centralizamos los documentos de los trabajadores en un único sistema que nos permita su conservación y consulta de acuerdo a lo estipulado por la ley.
Tener un expediente digital por cada empleado, nos permite tener un lugar seguro y único en el cual se pueda mantener toda la información laboral generada por el empleado a lo largo de su vida laboral en nuestra organización.
Asimismo, el sistema posibilita el acceso de los empleados a documentación de su interés: contratos, recibos de sueldo, certificados, etc. Esto aumenta la transparencia y evita solicitudes de documentación a nuestros departamentos de personal o administración.