Casos de éxito-Banca

El reto

Centralizar los más de 125.600 expedientes inmobiliarios en un único repositorio y recuperarlos con rapidez desde las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión. 

La división inmobiliaria del banco de referencia, gestiona millones de dólares en activos inmobiliarios. Este volumen de negocio genera documentación abundante y, sobre todo, la necesidad de múltiples usuarios y aplicaciones de mantener acceso constante a documentación.

Durante la gestión de un expediente inmobiliario, este atraviesa al menos 6 departamentos distintos, sin contar con aquellos otros departamentos o unidades que sólo consultan estos documentos. Escrituras públicas, licencias y otros muchos documentos circulan de un departamento a otro dentro del flujo de tramitación a un ritmo creciente. Cada uno de estos departamentos cuenta con su propio software de gestión para trabajar con los expedientes, y un año atrás, cada una de estas aplicaciones contaba con un repositorio propio en el que se almacenaban los expedientes cuando estos pasaban por su departamento. 

Athento, la solución… 

Implantar Athento en clúster como intermediario entre el repositorio y las aplicaciones utilizadas por departamentos como Admisión, Gestión Técnico, Comercial y Jurídico. 

El banco optó por una solución que les permitiera no sólo conectar todas las aplicaciones, sino que además, no les hiciera dependientes de un DMS (Document Mangement System) en particular.

La alta capacidad de integración y escalabilidad de las transiciones de documentos e información, desde que estos entraban en el proceso de adquisiciones hasta que se ponían a disposición del departamento Comercial, con aquel sistema no eran todo lo rápidas y eficientes que el volumen del negocio de activos inmobiliarios requería, resultando difícil mantener la información actualizada en todos los pasos del proceso y acceder de manera rápida a cualquier documento que fuese requerido por alguno de los más de 200 usuarios durante la depuración de los expedientes o en alguna otra fase del proceso. El banco tenía el reto de mejorar el flujo de los documentos a lo largo de todo el proceso de gestión haciéndolo más rápido, garantizando la integridad y la fiabilidad de la información, además de asegurar la disponibilidad de los documentos en el largo plazo. El camino para conseguir este reto pasaba por la federación o centralización de toda la documentación.

Athento en este punto fue crucial, puesto que podría funcionar con cualquier gestor documental que cumpliera con los estándares si en un futuro se decidía migrar a otro repositorio y, al mismo tiempo, mediante Web Services permitiría la comunicación y transferencia de datos con las actuales aplicaciones y con futuras. 

Haciendo uso de la interfaz web de Athento, un Sistema de Gestión Documental Inteligente (IDMS), las aplicaciones y sus 200 usuarios podrían crear , consultar y modificar expedientes que se guardarían en el repositorio documental. Al mismo tiempo, Athento posibilitaría la conexión entre las aplicaciones de Tasación, Promociones y Gestión y el repositorio documental.

El resultado… 

Encontrar escrituras, peticiones de tasación, contratos y otra documentación en sólo 4 segundos, entre más de 7 millones de registros. 

El alto rendimiento del nuevo sistema permitió aumentar el ritmo de gestión de expedientes de tal manera que en menos de un año ya se han gestionado más de 7 millones de registros y 1.000.000 de documentos, cada uno de ellos con un tamaño medio de 260KB.

Ahora, los usuarios tienen la tranquilidad de contar con un sistema estable que les permite mantener en todo momento la información actualizada y consistente y, también, acceder a ella a una velocidad media de 4 segundos desde cualquiera de las aplicaciones o desde la interfaz de Athento. 




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